Pau Gay

Hoy he tenido la oportunidad de asistir a un cursillo de los que hacen Barcelona Activa (de la sección de “Eines bàsiques de gestió “) sobre gestión del tiempo. No es la primera vez que he tocado la materia pero tengo que confesar que me ha resultado bastante atractivo y han salido algunos temas que nunca había escuchado.

A continuación transcribo algunas de las notas que he tomado durante el seminario:

Hablando del tiempo:

• Ser el último en alguna actividad en grupo transmite sensación de ansiedad.
• La importancia es distinto que la urgencia.
• Ser consciente de que el tiempo es una unidad y que si la gastamos no podemos volver a gastarla en otra cosa.
• El tiempo es: Equitativo (tenemos todos el mismo), inelástico, indispensable (todo consume tiempo), insustituible y inexorable (no se puede detener).

Reuniones:

• En reuniones o en actividades limitadas por el tiempo establecer las pautas del tiempo, por ejemplo con un simple: “Ahora son las 6:00, sobre las 6:30 deberíamos terminar” antes de empezar una reunión puede ayudar a gestionar mejor los tiempos durante la reunión.
• Las reuniones los viernes suelen llevar a acuerdos y son rápidas, pero … ¿són eficientes? (la gente ya está pensando en el fin de semana.
• Las reuniones a las 12:00 no se acostumbran a alargar mucho.

Gestión personal del tiempo:

• A la hora de ejecutar tareas hacer exactamente lo que nos piden. “Do the right things” antes que “Do the things right”.
• Ejémplo de lista de regalos de reyes: “Que comprar, para quién, presupuesto, sitios donde puedo comprarlo y día de la semana que iré a comprarlo”.
• Evitar la “parálisis por análisis”.
• Activar el modo bombero o apagafuegos te come la creatividad (hay que apagar, da igual como).
• El estrés pasa factura a tu salud.
• Contestar al teléfono al 3er tono: El tiempo justo para que no parezca que estás ocioso y que le de tiempo suficiente al que te llama de repasar la información que te va a comunicar.
• Evitar decir: “No tengo tiempo”. Es mejor usar: “No tengo tiempo para esto”.
• Frase: “No es que no tengamos mucho tiempo, sino que malgastamos mucho”.
• Que es urgente: Una oportunidad que caduca a corto plazo o una tarea que necesita una acción inmediata.
• Que es importante: Una tarea necesaria para obtener el éxito o alcanzar un objetivo personal o profesional.
• Frase: “Lo urgente no deja tiempo para lo importante”.

Anécdotas:

• Un leñador en su primer día de trabajo sierra 20 árboles cuando el empleado más valioso de la empresa en la que ha entrado tiene una media de 10. El segundo día corta 15. El tercer día emplea un mayor esfuerzo para obtener más rendimiento y sierra solo 10 arboles. El cuarto día sierra 5 y el quinto día sierra solo 2 árboles. Va a consultar con su supervisor, al cual le explica la situación y éste le pregunta: “¿Ha afilado usted su sierra?”. Conclusión: Afila la sierra.
• En una empresa le daban a sus empleados 1 hora durante la semana anterior de vacaciones para que la dedicaran a comprar los vuelos de sus vacaciones. ¿Vale la pena? Teniendo en cuenta que el empleado irá consultandolo por su cuenta, dejando sus tareas momentáneamente y con una concentración relativa quizás sí.
• En una empresa los trabajadores de cara al público han de ser poco agraciados físicamente y no han de tener una facilidad especial para la comunicación. Esto juega a favor de la empresa en momentos de hora punta, pues no se generan colas.
• El mejor jefe es que el está jugando a golf, pues ha delegado bien todas las responsabilidades y sus empleados saben todo lo que hay que hacer cuando él no está.
• 45 o 50 minutos es el tiempo óptimo que un cerebro puede estar concentrado. Como curiosidad, es el tiempo que dura una parte de un partido de fútbol y (esto ya no es curiosidad) es el tiempo que duran las clases en las mejores universidades de Estados Unidos.

Pues nada, ya he dejado por escrito todas las notas y de paso he compartido y refrescado lo que he aprendido hoy.

Notas: Empezando el año “a tope” y dejo pendiente el post: Objetivos para 2010 (que ya lo tengo empezado).